Bake Five: probleemloze en snelle overstap naar nieuwe EDI oplossing zorgt voor meer inzicht

Iedereen vindt het vanzelfsprekend dat er elke dag vers brood en gebak in de supermarkt te vinden is. Om dat voor elkaar te krijgen gebeurt er achter de schermen heel veel in korte tijd. Dit is een zeer complex en nauwkeurig proces waar geen ruimte is voor fouten. OMS International heeft Bake Five geholpen met een EDI systeem dat deze complexe processen soepel en probleemloos laat verlopen.

“Wij zijn geen doorsnee EDI gebruiker” begint Robert Vooren van Bake Five zijn verhaal. “Onze producten zijn dagvers. Onze uitdaging is ervoor te zorgen dat er elke dag nieuwe, verse producten bij veel van de bekende supermarktketens in Nederland in de schappen liggen. Dat betekent vandaag bestellen, vandaag produceren en morgen in de schappen van de supermarkt.” Kortom de speelruimte in het hele proces is minimaal. Als een order een half uur later binnenkomt, kan die order die dag niet meer geproduceerd worden.

Bij Bake Five is vandaag bestelt, vandaag geproduceerd en morgen in de winkel.

Begin 2018 zijn Bake Five en OMS met elkaar in contact gekomen. Bake five maakte gebruik van twee EDI-providers met elk hun eigen “taken”, waarvan één oplossing sterk verouderd. Om te voldoen aan de eisen van de dynamische versmarkt was Bake Five op zoek naar een totaal EDI-oplossing met flexibele mogelijkheden, goede monitoring eigenschappen, hoge performance en een partner met een hoog service niveau.   

Belangrijkste criteria

Belangrijke punten bij het zoeken naar een geschikte oplossing waren de kosten en de technische ondersteuning. Daarnaast was het belangrijk dat de oplossing probleemloos moest werken met AFAS, omdat veel van de aangesloten bakkerijen met AFAS software werken. Na een consultancy ronde waarin een uitgebreide inventarisatie is gemaakt en de mogelijke oplossingsrichtingen zijn aangegeven, heeft Bake Five gekozen voor de ODEX oplossing in combinatie met de Managed Services van OMS International. Hiermee is Bake Five van 2 service providers naar 1 provider gegaan, die ook de technische ondersteuning biedt.

Overstap

Bake Five is een samenwerkingsverband van zelfstandige industriële bakkerijen in Nederland. Zij leveren iedere dag vers brood en gebak aan veel supermarkten, groothandels en food service formules. Zoals bij elke verandering stond niet iedereen bij Bake Five positief tegenover vernieuwing. “Een aantal van onze bakkerijen waren wel bevreesd voor de overstap, want op het moment dat er iets mis gaat hebben we een heleboel ellende” vertelt Robert. “De orders die bij ons binnenkomen moeten gesplitst  worden over de verschillende bakkerijen. Nadat de orders verdeeld zijn en in productie zijn genomen, volgt het hele logistieke en administratieve deel. Een complex proces waar veel zaken heel nauw komen. Maar uiteindelijk hebben de mensen die ermee werken niets gemerkt van de overstap.”    

Complex proces

OMS Consultant Raymond Lamers vertelt: “Bake Five heeft veel verschillende handelspartners, waarvan een deel met eigen, specifieke datasets werkt. Alle binnenkomende orders moeten binnen enkele seconden gesplitst worden en gecommuniceerd naar de verschillende partners. Tegelijkertijd moet er in AFAS een en ander vastgelegd worden. En vervolgens het consolideren van bestellingen, het zorgen voor pakbonnen en facturen voor de verschillende supermarkten, dan heb je een complex proces met een smal tijdsframe”.   

ODEX maakt het mogelijk dat berichten – zoals orders, facturen en pakbonnen –  op een veilige en snelle manier kunnen worden uitgewisseld, ongeacht de verschillende bestandsformaten en communicatieprotocollen.

Samenwerking

Over de samenwerking tussen OMS en Bake Five zegt Robert: “Het is fijn om te werken met een dedicated team. De korte communicatielijnen en betrokkenheid van OMS zijn erg prettig. Hierdoor verliep de samenwerking en de communicatie plezierig”. Zoals met vrijwel elk project doken er ook in dit project een paar zaken op waarmee vooraf geen rekening was gehouden of niet voorzien waren. Dankzij de flexibiliteit en kennis van OMS konden deze “hobbels” snel en goed opgelost worden, zodat het project binnen korte tijd, geheel volgens planning opgeleverd kon worden.

Nu de overgang achter de rug is kijkt Robert tevreden terug. “De nieuwe oplossing werkt gemakkelijk en biedt meer inzicht. Wat er niet goed ging in het traject is door OMS meteen opgelost”. De Managed Services die Bake Five nu in gebruik heeft bevalt zeer goed. Robert zegt daarover: “ik heb via de management tool goed inzicht. Ik kan zien welke en hoeveel berichten er binnenkomen. Als er een keer een probleempje opduikt, zorgt OMS ervoor dat dit meteen opgelost wordt.”

Toekomst

En bij Bake Five kijken ze al weer vooruit. “Dus nu we de overstap van onze bakkerijen naar het nieuwe systeem achter de rug hebben, gaan we kijken of er aan inkoopzijde slagen te maken zijn” aldus Robert. “Ook met het aansluiten van leveranciers kunnen we een efficiency slag maken, want ook de facturatie van Bake Five is al volledig digitaal”.

Bake Five zorgt ervoor dat dagelijks vers brood in de supermarkt ligt.

INTERESSE IN ONZE NIEUWSBRIEF?

Vul uw e-mailadres in en ontvang onze nieuwsbrief.

 
 
Contact