Bake Five : une transition rapide et sans complications vers la nouvelle solution EDI pour une meilleure compréhension

Chacun trouve naturel que l’on puisse trouver du pain et des pâtisseries frais tous les jours au supermarché. Pour cela, beaucoup de choses se passent dans les coulisses en très peu de temps. Il s’agit d’un processus très complexe et précis où il n’y a pas de place à l’erreur. OMS International a aidé Bake Five avec un système EDI qui permet à ces processus complexes de se dérouler sans problème.

“Nous ne sommes pas des utilisateurs ordinaires de l’EDI”, commence Robert Vooren de Bake Five. “Nos produits sont frais chaque jour. Notre défi est de faire en sorte que de nouveaux produits frais soient présents chaque jour dans les rayons de nombreuses chaînes de supermarchés bien connues aux Pays-Bas. Cela signifie qu’il faut commander aujourd’hui, produire aujourd’hui et se retrouver dans les rayons des supermarchés demain”. En bref, la marge de manœuvre dans l’ensemble du processus est minime. Si une commande arrive une demi-heure plus tard, elle ne peut plus être produite ce jour-là. 

Bij Bake Five is vandaag bestelt, vandaag geproduceerd en morgen in de winkel.

Début 2018, Bake Five et l’OMS entrèrent en contact l’un avec l’autre. Bake Five a fait appel à deux fournisseurs d’EDI, chacun ayant ses propres “tâches“, dont l’une était très obsolète. Pour répondre aux exigences du marché dynamique des produits frais, Bake Five recherchait une solution EDI complète avec des capacités flexibles, de bonnes fonctions de surveillance, des performances élevées et un partenaire avec un niveau de service élevé.

Critères clés

Les points importants dans la recherche d’une solution appropriée étaient les coûts et le soutien technique. Il était également important que la solution fonctionne sans problème avec AFAS, car de nombreuses boulangeries connectées fonctionnent avec le logiciel AFAS. Après une phase de conseil au cours de laquelle un inventaire détaillé a été réalisé et les solutions possibles ont été indiquées, Bake Five a opté pour la solution ODEX en combinaison avec les services gérés d’OMS International. Avec ce Bake Five est passé de 2 fournisseurs de services à 1 fournisseur, qui fournit également le support technique. 

Transition

Bake Five est un partenariat de boulangeries industrielles indépendantes aux Pays-Bas. Ils livrent chaque jour du pain frais et des pâtisseries à de nombreux supermarchés, grossistes et formules de restauration. Comme à chaque changement, tout le monde à Bake Five n’était pas positif à l’égard de l’innovation. “Un certain nombre de nos boulangeries avaient peur de faire l’échange, parce qu’au moment où quelque chose va mal, nous avons beaucoup de misère“ dit Robert. “Les commandes qui nous parviennent doivent être réparties entre les différentes boulangeries. Après la division des commandes et leur mise en production, toute la partie logistique et administrative suit. Un processus complexe dans lequel beaucoup de choses sont très précises. Mais au final, les personnes qui y travaillent avec eux n’ont rien constaté de ce changement“.  

Un processus complexe

Raymond Lamers, consultant d’OMS, explique : “Bake Five a de nombreux partenaires commerciaux différents, dont certains travaillent avec leurs propres ensembles de données spécifiques. Toutes les commandes entrantes doivent être fractionnées en quelques secondes et communiquées aux différents partenaires. Parallèlement, tout cela doit être enregistré sur AFAS. Puis, en regroupant les commandes, en fournissant des bordereaux d’expédition et des factures pour les différents supermarchés, on se retrouve avec un processus complexe et un délai très court“.

ODEX permet d’échanger des messages – tels que des commandes, des factures et des bordereaux d’expédition – de manière sûre et rapide, quels que soient les différents formats de fichiers et protocoles de communication.

La collaboration

À propos de la collaboration entre l’OMS et Bake Five, Robert déclare : “C’est agréable de travailler avec une équipe dévouée. Les courtes lignes de communication et l’implication de l’OMS sont très agréables. Cela a rendu la collaboration et la communication intéressantes“. Comme pour presque tous les projets, il y a eu dans ce projet quelques éléments qui n’avaient pas été pris en compte au préalable ou qui n’avaient pas été prévus. Grâce à la flexibilité et aux connaissances de l’OMS, ces “bosses“ ont pu être résolues rapidement et correctement, de sorte que le projet a pu être livré dans un délai court, en respectant totalement le calendrier.

Maintenant que la transition est terminée, Robert se penche avec satisfaction sur le passé. “La nouvelle solution fonctionne aisément et offre une meilleure visibilité. Ce qui ne s’est pas bien passé dans le processus a été immédiatement résolu par l’OMS“. Les services gérés que Bake Five utilise actuellement sont très satisfaisants. Robert dit : “J’ai une bonne vue d’ensemble grâce à l’outil de gestion. Je peux voir quels messages sont reçus et combien ils sont nombreux. S’il y a un problème, l’OMS veille à ce qu’il soit résolu immédiatement“. 

L’avenir

À Bake Five, ils sont déjà impatients. “Maintenant que nous sommes passés de nos boulangeries au nouveau système, nous allons voir s’il y a des succès du côté des achats“, dit Robert. “Nous pouvons également améliorer l’efficacité en connectant les fournisseurs, car la facturation de Bake Five est déjà entièrement numérique“. 

Bake Five zorgt ervoor dat dagelijks vers brood in de supermarkt ligt.

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