Als u overweegt om in 2022 EDI (Electronic Data Interchange) te implementeren, staat u niet alleen. De situatie rondom COVID-19 heeft veel bedrijven aan het denken gezet over manieren om supply chain management te verbeteren. EDI is hierin een essentieel instrument dat zorgt voor stabiliteit, zichtbaarheid en optimalisatie. Maar alleen wanneer het op de juiste manier wordt ingezet. Een effectieve EDI-implementatie vereist planning.

Uw uitdagingen zijn onder andere:

  1. Het juiste type EDI-oplossing selecteren.
  2. Zorgen voor compatibiliteit met uw partners in de distributieketen.
  3. Gegevens integreren in uw organisatie.
  4. Beveiliging en kosten beheren.
  5. Resultaten afstemmen op bedrijfsvereisten en -doelstellingen.

Bij OMS hebben we meer dan dertig jaar EDI ervaring gebruikt om een lijst samen te stellen van de vijf meest voorkomende fouten die we in de praktijk hebben gezien. En wellicht nog belangrijker: we hebben tevens antwoorden gegeven over hoe u deze fouten kunt voorkomen. Uiteraard zijn EDI-implementaties die fout zijn gegaan te herstellen, maar wanneer u op de juiste manier van start gaat, verbetert u de ROI en zorgt u voor een effectief resultaat vanaf dag één. Laten we beginnen!

1. Onderschatten van supply chain complexiteit

EDI is een geweldige manier om complexiteit te overwinnen en supply chain management te verbeteren. Maar het onderschatten van uw supply chain kan een project vanaf het begin doen ontsporen. Onthoud, “EDI” is niet slechts één ding – of eigenlijk helemaal geen “ding”. Het is een methodologie die vele standaarden en transmissieprotocollen omvat. Uw oplossing moet aansluiten bij de eisen van uw bedrijf en andere bedrijven binnen uw supply chain.  

Globalisering heeft geresulteerd in grotere toeleveringsketens – waardoor zowel de voordelen als de uitdagingen van EDI-implementatie groter zijn geworden. Een rigide EDI systeem is niet in staat om al deze stakeholders te verbinden en geeft u uitdagingen, zoals handmatige invoer en ad-hoc procedures die de kern van uw investering ondermijnen.   

Strategieën die u helpen:

Het type EDI dat u inzet heeft een grote impact op uw vermogen om de complexiteit te managen. Managed services en cloud-based software kunnen veel van de integratie-uitdagingen oplossen en vereenvoudigen – meer daarover in het volgende deel van dit artikel.    

Naast de industrie- en regio-specifieke standaarden (bijvoorbeeld VDA in de Duitse automobielindustrie), zijn er drie gemeenschappelijke standaarden:

  • UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
    EDIFACT, de enige echte internationale set van standaarden, werd ontwikkeld door de VN in 1987 en wordt nog altijd veel gebruikt.
  • ASC X12 (Accredited Standards Committee X12)
    De meest gebruikte standaard in Noord-Amerika en vaak aangeduid als “ANSI X12”. Het ASC is in 1979 opgericht door het American National Standards Institute en onderhoudt de X12 standaarden samen met een groeiend aantal XML schema’s specifiek voor de gezondheidszorg, verzekeringen, overheidstransport en financiën.
  • GS1 EDI (Onderdeel van het GS1 systeem)
    GS1 is in feite een subset van EDIFACT dat populair is binnen wereldwijde supply chain. Deze moderne ontwikkeling wordt ondersteund door organisaties als McKinsey.

Ook is het belangrijk dat uw systeem in staat is om een aantal verschillende transmissieprotocollen ondersteunt. Hieronder vallen veelgebruikte protocollen zoals FTP, SFTP en HTTP, en EDI-specifieke protocollen zoals OFTP, X.400 en AS2.

Hoge transactievolumes, wereldwijde partners en relaties die zich over meerdere sectoren uitstrekken, zijn allemaal complicerende factoren waar omheen gepland moet worden. Maar complexiteit kan vele vormen aannemen. Onderschat bijvoorbeeld niet de uitdaging van het onboarden van een leverancier die weinig ervaring heeft met EDI. OMS kan het hele onboarding proces voor u verzorgen.

2. Het kiezen van het verkeerde type EDI

“EDI-types” zijn verschillende benaderingen om informatie uit te wisselen. Elk type heeft zijn voor- en nadelen. Het kiezen van het juiste type voor uw bedrijf is een kritische beslissing die u al vroeg moet maken en die uw hele ervaring met EDI beïnvloedt.

De belangrijkste EDI types zijn:

  • Direct EDI (Point-to-Point EDI)
    Direct EDI brengt een enkele verbinding tot stand tussen twee bedrijven. Dit biedt de meeste controle, is over het algemeen on-premise en kan kosteneffectief zijn als het goed wordt uitgevoerd. Echter, het vereist ook de meeste in-house expertise om effectief te implementeren. Ook kan direct EDI het moeilijk maken om veranderingen en/of meerdere protocollen en standaarden te accommoderen.
  • EDI via VAN
    Een VAN (of Value Added Network) wordt opgezet door een derde partij en is een privé netwerk dat wordt gebruikt om documenten uit te wisselen. Dit voegt flexibiliteit toe en besteedt het onderhoud uit.
  • Web EDI
    Web EDI vereenvoudigt de uitwisseling van informatie door papieren documenten te vervangen door webformulieren. Web EDI biedt gebruikers een laagdrempelige manier om informatie in te voeren die vervolgens wordt omgezet naar EDI-berichten. Dit type oplossing wordt meestal geleverd door een derde partij en is vooral nuttig voor bedrijven (ofwel uw bedrijf, of bedrijven binnen uw supply chain) die beperkte EDI ervaring hebben.

Elk van de bovenstaande strategieën kan worden uitgevoerd via self-service opties of als een managed service. Managed services zijn voor veel bedrijven een goede manier om implementatieproblemen te omzeilen en kunnen helpen naadloze resultaten te leveren op de lange termijn. Met name wanneer u een hybride oplossing wilt bouwen die gebruik maakt van meerdere EDI-strategieën, kunnen managed services dat proces voor uw bedrijf aanzienlijk vereenvoudigen. Met de managed services van OMS wordt u geheel ontzorgd.

Strategieën die u helpen: 

Als u niet de juiste vaardigheden in huis heeft, is een directe EDI-oplossing niet de juiste keuze. En vergeet uw distributiepartners niet. Uw oplossing moet niet alleen voldoen aan de technische vereisten van uw leveranciers en klanten, maar ook aan hun niveau van EDI-kennis. In elke EDI-oplossing moet u streven naar:

  • Intuïtieve dashboards die rapportages filteren.
  • Eenvoudige uploadtools die onervaren gebruikers in staat stellen gegevens in te dienen.
  • Volledig geïntegreerde oplossingen die handmatige stappen minimaliseren of elimineren.  

3. Corrupte of onvolledige gegevens

Wanneer u start met EDI dan zal dit uw bestaande data op de proef stellen. EDI vereist het opzetten van systemen die de creatie van data in de loop der tijd vereenvoudigen. Veel EDI-formaten, zoals EDIFACT, zijn niet bedoeld voor mensen om te lezen of te begrijpen. Dat betekent dat het opsporen en herstellen van fouten een uitdaging is en specifieke (en in toenemende mate ongebruikelijke) vaardigheden vereist. Handmatige foutdetectie is tijdrovend, duur, vraagt expertise en sluit transactiefouten niet uit.

Strategieën die u helpen:  

Foutieve gegevens ontstaan vaak op orderniveau. Doorgaans ziet u onjuiste prijzen, artikelen die niet op voorraad zijn en/of dubbele orders. Het voordeel van EDI op datakwaliteit is dat u systemen direct integreert, waardoor menselijke fouten worden voorkomen. Maar die gegevens moeten om te beginnen wel correct zijn. De beste plaats om de kwaliteit van uw gegevens te controleren en te verbeteren is bij de bron: uw ERP-systeem, of dat van uw handelspartners. Het is waardevol om foutdetectie tools binnen uw EDI systeem te hebben. OMS werkt samen met diverse ERP-leveranciers om u hiermee effectief te kunnen helpen

4. De veiligheid vergeten

EDI brengt u nauwer in contact met uw distributiepartners. Maar door informatie te delen, stelt u ook elementen van uw interne systeem bloot aan die partners – en vice versa. Internationale samenwerkingen kunnen de zaken nog ingewikkelder maken vanwege verschillende juridische kaders, privacy- en gegevensbeschermingsregels en culturele verwachtingen.  

Strategieën die u helpen:

De beveiligingsrisico’s die EDI met zich meebrengt zijn deels fysiologisch. Realistisch gezien deelde u al veel van de via EDI overgedragen informatie met uw partners in de toeleveringsketen – u doet dat nu alleen in een nieuw formaat. U moet er echter voor zorgen dat u versleutelde overdrachtsprotocollen gebruikt en dat de gegevens aan beide zijden goed worden opgeslagen. Dat betekent dat u het beveiligingsbeleid openlijk met uw partners dient te bespreken en zorgt dat iedereen zich kan vinden in een aantal best practices.

Het is ook belangrijk om de gevoeligheid van uw gegevens te begrijpen. Ordergegevens zijn bijvoorbeeld helemaal niet zo gevoelig. Facturen daarentegen onthullen mogelijk commercieel gevoelige informatie. Als u echter zeer gevoelige gegevens beheert, zoals informatie over de gezondheidszorg, moeten er strengere voorzorgsmaatregelen worden genomen.

5. Stijgende kosten

Een belangrijke motivatie voor EDI is kostenbesparing. Een effectieve EDI-oplossing stroomlijnt uw logistieke en supply chain relaties – en levert proces-, workflow- en kostenbesparingen op. Maar een start maken kan duur zijn. Wanneer u geplaagd wordt door implementatieproblemen dan zal dit extra kosten met zich meebrengen. Minimaal verlengt dit uw terugverdientijd.

Onverwachte kosten kunnen in bijna elke fase voorkomen:

  • Ontwikkeling van EDI-vaardigheden, organisatiestructuur en processen.
  • Het bouwen van een EDI-oplossing of het vinden van een EDI-leverancier.
  • Digitalisering van data en EDI-integratie binnen uw bedrijf.
  • Uitrol van EDI naar handelspartners.

Wanneer uw EDI-implementatie niet goed verloopt, krijgt u ook te maken met reputatiekosten. Veel fabrikanten zullen sancties opleggen aan leveranciers die EDI verkeerd implementeren vanwege de negatieve impact op hun productielijnen.

Strategieën die u helpen:

Het vermijden van kostenoverschrijdingen komt neer op planning. U moet duidelijk zicht hebben op uw doelstellingen, interne vaardigheden en relaties met de toeleveringsketen. Vervolgens dient u keuzes te maken die leiden tot een systeem dat is afgestemd op het juiste resultaat. 

Intern beheerde systemen kunnen kostenbesparend werken. Echter, als dat systeem faalt of belangrijke wijzigingen of toevoegingen aan uw organisatie vereist, kunnen de voordelen van een in-house oplossing als sneeuw voor de zon verdwijnen. EDI via VAN en/of Cloud based-EDI zijn van onschatbare waarde voor een bedrijf dat op zoek is naar een meer flexibele oplossing die een deel van de uitvoering vereenvoudigt.

Vergeet het grotere plaatje niet

Cruciaal voor een effectieve EDI-implementatie is een duidelijke set van doelen en een goed inzicht in uw supply chain. Wees realistisch over uw in-house expertise en vergeet niet rekening te houden met de technische eisen en EDI expertise van uw leveranciers en klanten.

In de basis dient uw ambitie te zijn om het gebruik, beheer en de flexibiliteit van uw EDI systeem bij elke stap te vereenvoudigen. U heeft een hybride resultaat nodig dat in staat is om het volledige spectrum van formaten, standaarden en protocollen te ondersteunen. Een oplossing die gebruikt kan worden door mensen met beperkte EDI-ervaring. Waarschijnlijk betekent dit een combinatie van EDI via VAN (DiNet), Web-tools en managed services, waarmee OMS u geheel kan ontzorgen.

Tot slot, blijf gefocust op de bedrijfsresultaten die EDI kan opleveren. Een deel van dat voordeel is supply chain efficiency. Beter begrip van uw ketenrelaties verbetert uw strategische en tactische besluitvorming, waarmee u de basis legt voor de groei naar een distributiegericht bedrijf.